El objetivo de este artículo es orientar la definición del alcance de una PMO, asegurando que responda a una necesidad real del negocio y no a la simple adopción de buenas prácticas como las propuestas por Project Management Institute o PMBOK sin contexto.
🧩 1. Los retos: entender el problema real antes de definir el alcance
Uno de los mayores errores al implementar una PMO es comenzar definiendo procesos, metodologías o estructuras sin haber identificado con claridad los retos reales del negocio, aunque parezca obvio siempre cometemos este error, pensamos que nuestra «idea» de una PMO funcionará con procesos estándares pero sin un contexto realista.
El primer paso no es diseñar la PMO, sino comprender profundamente qué problemas se necesitan resolver. De lo contrario, se corre el riesgo de implementar una PMO desconectada de la realidad operativa, incluso si está alineada a buenas prácticas como las del Project Management Institute o el PMBOK.
* Muy importante entender el negocio y la cultura de la organización.
🔍 Retos más comunes en las organizaciones
En la práctica, los retos suelen manifestarse de la siguiente manera:
– Falta de priorización efectiva. Todo es urgente y no existe un criterio claro para decidir qué se ejecuta primero.
– Desalineación entre negocio y ejecución. Las iniciativas no necesariamente responden a los objetivos estratégicos.
– Demoras en la ejecución. Proyectos o campañas que no llegan a tiempo, afectando directamente los resultados (crítico en entornos como retail).
– Sobrecarga de equipos. Los recursos están saturados, pero no hay visibilidad clara de la capacidad disponible.
– Falta de visibilidad y control. La alta dirección no cuenta con información clara para la toma de decisiones.
– Gestión reactiva de la demanda. Las iniciativas surgen de manera desordenada, sin un proceso estructurado de evaluación y priorización.
⚠️ De los retos a las causas reales
Es fundamental entender que estos retos suelen ser síntomas, no causas raíz.
Por ejemplo:
– La demora en campañas puede deberse a una mala gestión de demanda.
– La sobrecarga de equipos puede ser consecuencia de una falta de priorización.
– La desalineación puede originarse en una débil gobernanza.
👉 Por ello, el análisis debe profundizar hasta identificar el problema estructural.
🧠 Importancia de este paso
Definir correctamente los retos permite:
– Establecer un propósito claro para la PMO
– Evitar implementar soluciones genéricas
– Alinear la PMO con las necesidades reales del negocio
– Diseñar un alcance pertinente y enfocado
🎯 Enfoque clave
El alcance de la PMO no debe partir de “qué debería hacer una PMO”, sino de:
👉 qué necesita resolver la organización en su contexto específico.
Te invito a compartir tu experiencia en la implementación de un PMO y qué retos piensas que son los más complejos.
